現役オンラインアシスタントが使う15のツール|在宅ワークにも◎

オンラインアシスタント(在宅秘書)がどのようなツールを普段使っているかご存じでしょうか?

この記事は、

「オンラインアシスタントを頼もうか迷っているけど、どうやってやり取りするの?」

という依頼側の方や、

「オンラインアシスタントになりたいけれどどんな風に仕事するの?」

という働く側の方にも向けた内容となっています。

atsuko
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オンラインアシスタント2年目の母atsukoです。

現在オンラインアシスタント2社目の私が実際に普段使っているツールについて詳しく解説しますよ!

普段私が使っているツールを通じて、まだまだあまり知られていないオンラインアシスタントの実態が上手く伝われば嬉しいです。

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オンラインアシスタントがおすすめのツール15選

オンラインアシスタントは普段から非常に多くのツールを使って仕事を進めています。私が働いた経験がある2社で実際に使ったことのある代表的なツールをご紹介していきますね!

※オンラインアイスタントや会社によって使っているツールは異なります。

連絡手段・会議

まずは、オンラインアシスタントが連絡手段として使っているツールをご紹介します。オンラインアシスタントとして働くには、小まめなやり取りが必要となります。

メール|ツール登録にも必須

オンラインアシスタントを始める際にまず聞かれたのがメールアドレスでした。以前働いていた会社ではGoogleアカウントと共にgmailアドレスとパスワードを付与され、辞める時に返却しました。

現在働いている会社では、自分で作ったアドレスを使っています。連絡手段として使うことはあまりありませんが、メールアドレスは様々なツールの登録に必須です。

slack|チャットツール

slack(スラック)は高性能なチャットツールです。複数のワークスペースや、チャネルを使えるので、プロジェクトや要件によって連絡場所を分けることができます。オンラインアシスタントの仕事では、社内のコミュニケーションツールとして使っています。

discord|チャットツール

discord(ディスコード)もSlackにとても似ているチャットツールです。元々ゲーマー用のツールなので、細かいところは違いがあるんだと思いますが、普段はチャットツールとして使っています。オンラインアシスタントの仕事では、社内の雑談用です。

chatwork|ビジネスチャットツール

chatwork(チャットワーク)ビジネスチャットツールです。オンラインアシスタントの仕事では主に社外とのやり取りに使います。

zoom|Web会議サービス

zoom(ズーム)はオンライン会議に使っています。リンクを発行することで、誰とでも簡単に画面を見ながら話すことができます。部屋を分けたり、チャットが出来たりするなどテレビ電話以外の様々な機能も便利です。オンラインアシスタントの仕事では、社内外のミーティングに利用しています。

作業場所・保存場所

オンラインアシスタントは、多くの場合チームで働きます。※個人で働くオンラインアシスタントもいます。詳しくは、【個人型orチーム型】現役オンラインアシスタントがサービスを選ぶときのポイントを解説

そのため、作業場所やデータの保存場所を共有する必要があります。

Googleドキュメント

Googleドキュメントは文章作成ツールです。ワードのように文章を作成でき、共有したり、複数人で作業したりすることもできます。

私は、Googleドキュメントを使い出してからは、Wordを全く使わなくなりました。なぜいまだにWordの方がメインなのかわからないくらい、Googleドキュメントは便利です。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、表計算ツールです。エクセルのように計算したり、表やグラフを作ったりすることができます。共有や複数人で作業することも可能です。

Googleスプレッドシートを使い出してから私はエクセルを全く使わなくなりました。なぜいまだにエクセルの方がメインなのかわからないくらい、Googleスプレッドシートは便利です。

Googleドライブ|オンラインストレージ

Googleドライブは様々なデータを保存することができるツールです。Googleドキュメントやスプレッドシートはもちろん、画像やpdfなども保存することができます。

オンラインアシスタントの仕事では、Googleドキュメントで作成したブログの下書き、スプレッドシートで作成した管理シートなどを保存して共有しています。

notion|多機能ツール

notionはあまり知られてはいませんが、私が現在オンラインアシスタントの仕事で最も利用しているツールです。

多機能過ぎて今まで使っていたツールが全ていらなくなるのでは?と思うくらいです。様々なツールとの連携も可能です。ただし、日本語には対応していないので、慣れるまでは少し大変です。

その他のツール

他にも様々なツールを使っているのでご紹介します。

Googleフォーム|フォーム作成ツール

Googleフォームは簡単にフォームが作成できるツールです。Googleドライブに保存可能。アンケートを作って結果をスプレッドシートに書き出しもできます。

torello|タスク管理ツール

torello(トレロ)はタスク管理ツールです。カードを作成して移動させることで、未着手→着手→確認中→完了など、現在の状況を把握することができます。

またカード内ではコメントすることができ、メンバーと連絡を取り合うことも可能です。

room|動画共有ツール

roomは動画共有ツールです。こちらも日本語に対応していないので慣れが必要ですが、とても簡単に動画を撮って共有することができます。

YOUTUBEなどより手軽に動画を作って共有することができ、自分の顔とモニターの映像を合わせて映し出すことも可能です。オンラインアシスタントでは、実際に作業の様子の共有などに使っています。

clockify|時間計測ツール

clockifyは時間計測ツールです。ボタン一つで時間計測を開始・終了することができ、様々な項目に分類することもできます。オンラインアシスタントは時給制なので、仕事を始める際にclockifyを押します。

また、作業によって細かく作業時間を計測しているので、仕事中も何度もclockifyを使っています。また、オンラインアシスタントは業務委託でもあるので、月初にはclockifyで計測した時間をもとに請求を行っています。こちらも日本語非対応です。

1password|パスワード共有ツール

様々なツールにはそれぞれログインが必要で、パスワードを覚えるのは大変ですよね。1passwordを使うと様々なパスワードを記録してくれるので、1クリックで様々なツールにログインが可能です。

canva |デザインツール

canvaはオンラインでブラウザで使えるデザインツールです。直感的に作業ができ、多くのテンプレートや素材も用意されているので、初心者でもお洒落な画像が作成できます。オンラインアシスタントでは、WEB広告のバナーをcanvaで作成しています。

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オンラインアシスタントとのやりとりにツールは必要?

沢山のツールをご紹介してしまったので、こんなに多くのツールを使わなければいけないの?!と不安になってしまったかもしれません。

でも、大丈夫です。依頼する側はツールの使用は必須ではありません。ただ、ツールを導入することで、より効率化でき他の業務にも使えるツールもあると思うので覚えて損はないと思いますよ!

必須ではない

オンラインアシスタントは多くのツールを用いてコミュニケーションや作業を行いますが、クライアントとの連絡で使用するツールは限られています。利用が難しいツールがあれば、他のツールを使うことも可能です。

より効率化できる

オンラインアシスタントが使っているツールは、どれも効率的なツールばかりです。クライアント側も無理に合わせて使う必要は全くありませんが、もし興味があれば使ってみても良いかもしれませんよ。

オンラインアシスタントになるために必要なツール・環境は?

沢山ツールをご紹介してしまったので、これからオンラインアシスタントになりたい方も、びっくりされてしまったかもしれません。大丈夫です。現在全てのツールを使える必要はありませんし、最低限オンラインアシスタントになるために必要なものをご紹介します。

全てのツールを使えなくてもOK

ここでご紹介した15のツールは全て同時に使っている訳ではありません。また、オンラインアシスタントになる前は全く見たこともなかったツールも沢山あります。

業務をしながら少しずつ覚えていけば良いので、現在全てのツールを使ったことがなくてもオンラインアシスタントを目指すことは可能です。

オンラインアシスタントになりたい方は、こちらの記事(【在宅秘書(オンラインアシスタント)になるには?】経験者が必要なスキル・環境・応募方法を解説)もご覧ください!

パソコンは必須

ツールを使える必要はありませんが、パソコンはオンラインアシスタントに必須のツールです。オンラインアシスタントは、多くのツールを使うので、パソコンのスペックはある程度あった方が良いかもしれません。

安定したネット環境も必須

オンラインアシスタントの会社の多くは、光回線を必須としています。以前私はモバイルWifiを使っていましたが、回線が途切れることが多くかなり困っていました。オンラインアシスタントとして働きたい場合は、安定したネット環境を用意しましょう。できれば有線の方が安定しているのでオススメです。

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まとめ

今回は、現役オンラインアシスタントである私が今まで使ってきた15のツールをご紹介しました。

オンラインアシスタントはとても多くのツールを使いながら仕事を行います。しかし、クライアントは多くのツールを使う必要はありません。

これからオンラインアシスタントになる方も、仕事をしながら徐々に覚えていけば良いでしょう。

私も初めは沢山のツールを覚えることを負担に感じていましたが、1年以上経った今となっては多くの便利なツールを使えるようになって本当に良かったなと思っています。

効率的で便利なツールばかりなので、他の仕事でも色々と活用していますよ。

ぜひ、皆さんも様々なツールを使いこなして、オンラインで快適に仕事を進めましょう!

オンラインアシスタントを依頼したい方はこちらの記事(【オススメ5社の口コミ・評判・費用】現役オンラインアシスタントが比較!)をご確認ください!

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この記事を書いた人
atsuko

在宅で民泊ホストやWEBやチラシなど制作・管理・ライティングなどがお仕事。作曲家の夫と3歳と6歳の姉妹と共に福岡県久留米市在住。2009年、WEBデザイン技能検定2級取得。2012年8月、第77回ピースボートに乗船し地球大学受講。2015年〜民泊サイトAirbnbのスーパーホストのステータスを10回以上獲得。2018年、電子書籍と紙で「おっぱいのすべて」を出版。グリーンコープの組合員歴6年、グリーンコープの福祉委員と基金運用委員歴3年、現在副地域委員長を務める。

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