実際どうなの?事務・経理・総務・電話など業務代行サービスとは

多くの仕事を1人で抱え込んでしまっていませんか?

「1人雇うほどの余裕はないけれど、短時間だけ手伝って欲しい」

「雑務に追われてしまい、本来やるべき仕事に手が回らない・・・・」

「誰かいい人を探したいけれど、探し方がわからない・・・」

など、個人事業主や中小企業の社長さんなど、事務や経理、総務などでお困りの方は多いのではないでしょうか。

事務、経理、総務、電話応対など様々な業務をオンラインで優秀な人に必要なだけ依頼できるサービスは広まってきています。

オンラインアシスタント、オンライン秘書、在宅秘書などという名のサービスがあります。

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こんにちは、オンラインアシスタントとして自宅でオンラインで働いている主婦のatsukoです。

今回は私の普段の仕事の経験を元に、様々な業務をオンラインで代行を依頼するメリットデメリットや方法、オススメのサービスなどをご紹介します。

業務代行サービスには、業務を丸投げすることもできますし、やり方を提案してもらうことも可能です。

自分がやらなくても良い仕事を手放すことで、本来やるべき仕事に集中しましょう!

事務・経理・総務・電話などの代行を依頼するメリット

事務や経理などは社内で行う場合が多いかと思いますが、代行サービスを使うメリットは以下の3点です。

  • 人を雇うよりもコストがかからない
  • 優秀な人に依頼できる
  • 必要な時だけ依頼できる

それぞれ解説しますね。

人を雇うよりもコストがかからない

社員やパートとして人を雇うためには、時給や月給以外にも様々な費用や手間が発生します。

  • パソコン、椅子、机などの環境や備品
  • 社会保険
  • 採用にかかる費用

などです。しかし、業務委託として代行を依頼する場合はこれらの費用は一切かかりません。

時給単価は多少割高になる場合もありますが、その他の経費や手間がかからないことを考えると雇うよりもはるかに安く済ませることができるはずです。

すぐに優秀な人に依頼できる

新しく事務員さんを雇おうと思っても、優秀な人を見つけるのは大変ですよね。履歴書や経歴を見ただけではわからないことも多々あります。

実際に雇ってみて、失敗した!と思っても社員であれば簡単に辞めさせることもできません。

一方、業務の代行サービスを使う場合は、既に優秀な人が集まっています。最低契約期間などはサービスによって異なりますが、合わなければ止めることも可能です。

必要な時だけ依頼できる

今は忙しいけれど、半年後は暇になってしまう・・・なんてこともありますよね。

必要な時だけ来てくれる都合のいい人はなかなか見つからないと思います。

オンラインアシスタントなどの多くの業務代行サービスでは、最短1ヶ月の短期から仕事を頼むことが可能です。

事務・経理・総務・電話の代行を依頼するデメリット

業務代行サービスは安くてとても便利ですが、気をつけるべき以下の2つのデメリットもご紹介します。

  • 社内の人材やノウハウが育ちにくい
  • リアルでのコミュニケーションが難しい

それぞれ解説しますね。

社内の人材やノウハウが育ちにくい

業務代行サービスに業務を丸投げしてしまうと、社内の人材が育たなかったり、ノウハウが蓄積しにくかったりします。

サービスや、社内の状況にもよりますが、できれば担当者や責任者をもうけ、作業工程も把握するようにしましょう。

余裕があれば、既にマニュアルを作ってから渡すのも良いでしょう。

私が働いているオンラインアシスタントサービスでは、マニュアルを作るところからやっており、クライアントさんにも作業工程は公開しています。

リアルのコミュニケーションが難しい

オンラインで依頼できる業務代行サービスが増えていますが、その多くはオンライン上のみでの対応となっています。

リアルで事務所に来てもらうのは難しいでしょう。

ただ、近年はコロナの影響もあり、zoomなどの多くのオンラインツールが普及しました。ツールを上手く活用できれば、オンラインでできないことはほとんどない気がしています。

オンラインアシスタントはオンラインツールの活用には長けているので、オンラインに移行するきっかけとしてもオススメです。

参考記事:現役オンラインアシスタントが使う15のツール|在宅ワークにも◎

事務・経理・総務・電話の代行を依頼する方法

では、事務などの業務代行はどのようにして依頼すれば良いのでしょうか?

ここでは、以下の2種類の依頼方法をご紹介します。

  • オンラインの事務代行サービスを活用する
  • クラウドソーシングを活用する

それぞれ解説しますね。

オンラインの事務代行サービスを活用する

オンラインアシスタントや在宅秘書と呼ばれる人を全国から集めて業務を代行しているサービスは、コロナ禍で増加しています。

多くのサービスでは、業務を丸投げすることも出来ますし、一部の雑務だけ依頼することも可能です。

何から頼んだら良いかわからない、という方も相談に乗ってもらえたり、必要に応じてやり方を提案してもらったりすることも出来ます。

事務や経理などであれば、時給単価が安いオンラインアシスタントサービスのフジ子さんがオススメです。

多くのサービスでは、アシスタントはチームで働くため業務が滞りにくく、必要な時だけ依頼することができます。

参考記事:【オススメ5社の口コミ・評判・費用】現役オンラインアシスタントが比較!

SNSやクラウドソーシングを活用して人を探す

業務代行サービスを使う場合、採用のコストが省けますが、時給単価は少し高くなってしまいます。また、サービスによっては最低契約期間などもあるため、単発の仕事の依頼は難しいです。

SNSやクラウドワークスなどのサービスを使って直接個人を探すと、単価も安く単発で依頼できるかもしれません。副業で安く仕事を受けている人も多いです。

ただし、依頼する人の能力やスキル、人間性などは保証されていないため、見極める力が重要になってきます。

まとめ

今回は、事務、経理、総務、電話などの業務をオンラインで業務代行してもらう場合のメリットデメリットや、依頼方法についてご紹介しました。

オンラインアシスタントサービスなどの業務代行サービスは、安価で優秀な人に必要な時だけ頼めるとても便利なサービスです。

業務は丸投げすることもできますし、一緒に協力しながら進めたり、やり方を提案してくれるサービスもあります。

コロナ禍でオンラインでできることは増えてきています。

便利なサービスは上手く活用して、本来あなたがやるべき仕事に集中できるようにしましょう。

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この記事を書いた人
atsuko

在宅で民泊ホストやWEBやチラシなど制作・管理・ライティングなどがお仕事。作曲家の夫と3歳と6歳の姉妹と共に福岡県久留米市在住。2009年、WEBデザイン技能検定2級取得。2012年8月、第77回ピースボートに乗船し地球大学受講。2015年〜民泊サイトAirbnbのスーパーホストのステータスを10回以上獲得。2018年、電子書籍と紙で「おっぱいのすべて」を出版。グリーンコープの組合員歴6年、グリーンコープの福祉委員と基金運用委員歴3年、現在副地域委員長を務める。

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